W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma właściciela i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako zaskoczenie. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest systemem, a nie jednorazową akcją.
W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, kto jest osobą odpowiedzialną. Bez tego nie ma ciągłości. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a na domknięcie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje przerzucanie tematów.
Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, następnie kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. Na start zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na stałym nawyku.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza chaos. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Aktualizacja procesu: co robić, gdy firma się zmienia
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe procesy. W pierwszym kroku identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa spokojnie.
W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest zabezpieczenie spójności danych i dokumentów oraz gdy ważne są role.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak miejsca dokumentów, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje rutyna, która jest do utrzymania.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje interpretacji urzędowej.
+Reklama+
Home »